Sécurité
Dernière mise à jour:
Cette page décrit le fonctionnement d’UT Chart. Elle ne constitue pas un avis juridique.
Où vos données sont stockées
Les transcriptions que vous téléversez, les éléments de tableau qui en sont extraits et les détails de votre compte sont conservés dans le stockage d’objets d’Amazon Web Services. La région de stockage est indiquée ci-dessous, et le chiffrement fait l’objet de sa propre section.
L’accès est accordé dossier par dossier plutôt qu’à l’échelle du cabinet : un dossier est visible par son propriétaire, par les collaborateurs qui y ont été expressément ajoutés et par les utilisateurs Propriétaire et Administrateur de votre cabinet, et non par tout le monde au cabinet. L’identité de ces rôles, et la portée de leur accès de supervision, sont exposées à la section suivante.
Les transcriptions et les données de compte sont hébergées dans le stockage d’objets d’Amazon Web Services. La région d’hébergement d’un déploiement donné est définie dans la configuration de ce déploiement.
Qui peut y accéder
Un dossier peut être ouvert par trois groupes : son propriétaire, les collaborateurs qui y ont été expressément ajoutés, et les administrateurs du cabinet. Le seul fait d’appartenir au compte UT Chart de votre cabinet n’ouvre pas un dossier en dehors de ces trois relations.
Les collaborateurs sont ajoutés et retirés par le propriétaire du dossier ou par un administrateur du cabinet — la même règle bidirectionnelle qu’énoncent les Conditions d’utilisation. Un administrateur du cabinet n’a pas besoin d’être ajouté à un dossier pour gérer qui d’autre s’y trouve.
Les administrateurs du cabinet sont les membres détenant le rôle de Propriétaire ou d’Administrateur dans le compte de votre cabinet — les mêmes rôles qui gèrent la facturation et les postes de votre cabinet. Ce rôle emporte un accès de supervision à tous les dossiers du cabinet, du seul fait du rôle, indépendamment de qui possède un dossier donné ou y a été ajouté. Nous l’énonçons clairement parce qu’il s’agit d’une véritable voie d’accès et non d’un cas limite : un Propriétaire ou un Administrateur peut ouvrir n’importe quel dossier de votre cabinet sans en être le propriétaire ni un collaborateur désigné.
Si le propriétaire d’un dossier quitte le cabinet, un administrateur du cabinet peut transférer la propriété de ce dossier à un autre membre dans le cadre du retrait des accès du membre partant, et les collaborateurs déjà rattachés au dossier conservent l’accès qu’ils avaient. Comme l’accès de supervision de l’administrateur ne dépend pas de la propriété, le dossier demeure accessible au cabinet dès le départ du propriétaire, que ce transfert ait lieu immédiatement ou non.
Le personnel de TempusLexIT n’accède pas au contenu des dossiers de façon courante. L’accès du personnel à la plateforme se limite à ce qu’exige l’exploitation du service et à l’examen d’une défaillance signalée par un cabinet.
Chiffrement
Nous n’offrons ni n’exigeons de clés de chiffrement fournies par le client. Lorsque le chiffrement est appliqué, les clés sont gérées par nous et par notre fournisseur de stockage, et non au moyen d’une clé que votre cabinet détiendrait et devrait protéger séparément.
Ce qui s’applique en transit et au repos est indiqué ci-dessous.
L’application ne termine pas elle-même le protocole TLS; ce qui protège une connexion vers elle dépend de la façon dont un déploiement est placé en amont. Nous préciserons ici les protections de transport applicables une fois le déploiement de production vérifié.
Le chiffrement des fichiers stockés est une propriété du service de stockage vers lequel pointe un déploiement, et non un réglage que nous appliquons à chaque objet que nous écrivons. Nous préciserons ici ce qui s’applique une fois la configuration de stockage de production vérifiée.
Traitement par IA
UT Chart utilise un modèle d’IA pour rédiger la formulation des entrées de tableau. Ce qui est transmis, et à qui, est indiqué ci-dessous.
Ce qui est transmis est toujours identique et toujours limité : le texte des questions et des réponses de chaque élément de tableau. La transcription complète n’est jamais transmise, et le PDF téléversé n’est jamais transmis.
| Option | Destination | Ce qui est transmis | Titulaire du compte |
|---|---|---|---|
| Désactivée | Aucun | Rien ne quitte la plateforme | — |
| Assistance par IA que nous exploitons | Google (Gemini) | Texte des questions et des réponses de chaque élément du tableau | TempusLexIT Inc. |
| Votre propre clé de fournisseur | OpenRouter, Google, OpenAI ou Anthropic — selon ce que votre cabinet choisit, et un modèle que vous précisez le cas échéant | Texte des questions et des réponses de chaque élément du tableau | Votre cabinet |
L’assistance à la rédaction par IA est facultative. Votre cabinet peut la désactiver, auquel cas aucun texte de transcription n’est transmis à un fournisseur d’IA.
Votre cabinet peut fournir sa propre clé de fournisseur pour OpenRouter, Google, OpenAI ou Anthropic. Le cas échéant, nous transmettons les extraits à ce fournisseur au moyen de votre clé, et au modèle que vous choisissez si vous en précisez un. Votre entente avec ce fournisseur régit le sort de ces extraits, et nous n’offrons aucune déclaration à cet égard.
La question de savoir si les extraits transmis pour la rédaction de propositions peuvent servir à améliorer les modèles du fournisseur dépend du niveau de service utilisé. Nous préciserons ici notre position une fois cette question réglée.
| Nom | Finalité | Renseignements visés | Lieu |
|---|---|---|---|
| Amazon Web Services | Hébergement et stockage d’objets | Transcriptions, données de compte | Région définie dans la configuration du déploiement |
| Propositions de rédaction par IA (Gemini), pour l’assistance par IA que nous exploitons; et connexion au moyen d’un compte Google | Texte des questions et des réponses de chaque élément du tableau. Pour la connexion, l’adresse courriel, le nom associé au compte Google et un identifiant de compte. Jamais la transcription complète ni le PDF. | À l’extérieur du Canada | |
| Resend | Acheminement des courriels transactionnels | Adresse courriel et nom du destinataire, ainsi que le contenu du message qui lui est envoyé. Aucune transcription. | À l’extérieur du Canada |
| Stripe | Facturation | Données de compte et de paiement. Aucune transcription. | À l’extérieur du Canada |
Conservation et suppression
Nous conservons vos transcriptions et les tableaux qui en découlent tant que le compte de votre cabinet demeure actif. Un dossier peut s’étendre sur des années, de sorte qu’aucun délai fixe ne s’applique aux données actives — nous les conservons aussi longtemps qu’elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles vous nous les avez confiées, et pas davantage.
Deux échéances s’appliquent néanmoins.
- Un dossier que vous supprimez: 30 jours — récupérable depuis la corbeille des dossiers supprimés pendant cette période — ce qu’il advient du fichier de transcription conservé au terme de celle-ci est précisé juste en dessous
- À la fin de votre abonnement: votre espace de travail passe en lecture seule — vos données sont conservées, vous pouvez toujours les exporter, et vous pouvez toujours les effacer vous-même à tout moment, y compris de façon irréversible. Nous indiquerons ici une limite de conservation dès qu’une telle limite sera en vigueur
- À la fin d’une période d’essai sans abonnement: la même chose — une période d’essai expirée aboutit au même état en lecture seule, aux mêmes conditions
La suppression d’un dossier le déplace vers une zone de dossiers supprimés, où votre cabinet peut le restaurer pendant la période indiquée ci-dessus. Nous préciserons ici ce qu’il advient du fichier de transcription sous-jacent au terme de cette période une fois ce comportement vérifié en environnement de production.
En cas de problème
Si nous confirmons un incident touchant les données de votre cabinet, nous évaluons s’il crée un risque réel de préjudice grave pour une personne — la norme établie par la LPRPDE — ou, en droit québécois, un risque de préjudice sérieux. Le cas échéant, nous en avisons votre cabinet, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et, lorsque le droit québécois en matière de renseignements personnels l’exige, la Commission d’accès à l’information du Québec, dans les délais fixés par la loi applicable. Dans le cas contraire, nous en avisons votre cabinet et consignons l’incident.
Nous tenons un registre des incidents, confirmés ou non, afin qu’une tendance soit visible même lorsqu’un incident isolé paraît mineur.
Si vous soupçonnez un problème — un accès inattendu à un dossier, une faille de sécurité ou quoi que ce soit qui semble anormal — signalez-le au moyen des coordonnées figurant à la section ci-dessous. Nous préférons examiner une fausse alerte plutôt que de ne pas être informés d’une véritable.
Nous joindre
Les questions concernant la présente page, un incident soupçonné ou une demande visant les données de votre cabinet doivent être adressées à notre responsable de la protection des renseignements personnels, nommé ci-dessous avec l’adresse postale officielle.
- Responsable de la protection des renseignements personnels: {{PRIVACY_OFFICER}}
- Courriel — protection des renseignements personnels: privacy@utchart.com
- Adresse postale: {{REGISTERED_ADDRESS}}